Nicht abgesagte Arzttermine: Studie, Tipps zur Verbesserung

Rund 70 Prozent aller Arztpraxen haben hierzulande Probleme mit Terminen, die nicht abgesagt wurden. Bei knapp der Hälfte davon fallen bis zu zehn Prozent aller Termine aus. Die Patientinnen oder Patienten erscheinen nicht zu den Terminen, ohne abzusagen. Bei 16 Prozent der betroffenen Arztpraxen sind es bis zu 20 Prozent, so die Ergebnisse einer aktuellen Online-Umfrage der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) unter 2.000 niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten.

Durch verschiedene Maßnahmen können Sie als MFA zusammen mit Ihrem Praxisteam und der Praxisleitung dafür sorgen, diese Terminausfälle zu reduzieren und die Termintreue Ihrer Patientinnen nachhaltig zu steigern.

• Bedeutung der Termintreue betonen: Vielen Patientinnen und Patienten ist nicht bewusst, dass sie durch ihr Nichterscheinen anderen Menschen die Möglichkeit nehmen, ihren Platz für einen Arzttermin einzunehmen. Darauf kann beispielsweise durch Flyer, Broschüren oder Poster im Wartezimmer hingewiesen werden.
• Automatisierte Terminerinnerungen: Oft liegen Wochen oder Monate zwischen der Terminbuchung und dem Termin. Eine automatisierte Terminerinnerung per SMS oder Email ist hilfreich: Ideal sind eine erste Erinnerung 72 Stunden vor dem Termin und eine zweite Erinnerung 24 Stunden vorher. Verschiedene Anbieter für die Online-Terminbuchung bieten diese Option mit an. Als MFA haaben Sie die Möglichkeit, im Praxisteam die Einführung einer Online-Terminbuchung vorzuschlagen und Anbieter zu recherchieren. Viele Arztpraxen haben bereits darauf umgestellt.
• Videosprechstunden: Videosprechstunden sind für Patientinnen und Patienten eine zeitsparende Alternative, da die An-und Abfahrtswege wegfallen. Auch diese Idee kann im Praxisteam eingebracht werden, da sie die Termintreue erhöht. Verschiedene Anbieter liefern die passende Software, die datenschutzrechtlich sicher ist.
• Warteliste pflegen: Eine für das gesamte Praxisteam angelegte und gemeinsam aktiv gepflegte Warteliste trägt dazu bei, Lücken im Kalender schnell wieder zu füllen. Viele Patientinnen und Patienten freuen sich über einen früheren Termin, der sich kurzfristig ergibt. Zudem stärken sie als Praxisteam den Servicegedanken, wenn sie aktiv auf die Patient:innen auf der Warteliste zugehen.

Auch wenn es müßig erscheint: Erinnern Sie Ihre Patientinnen und Patienten immer mal wieder freundlich daran, Termine möglichst frühzeitig – in der Regel mindestens 24 Stunden vorher – abzusagen, gerade wenn Ihre Praxis Probleme mit Terminausfällen hat.