E-Rechnung in der Apotheke: Einführung startet 2025
Die E-Rechnung für Apotheken kommt und bringt einige Herausforderungen mit sich. Der Übergang erfordert sorgfältige Vorbereitung und einige technische Anpassungen.
E-Rechnungen bieten erhebliche Vorteile gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen oder dem Versand von PDFs. Unter anderem findet eine automatisierte Datenübernahme in Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme statt. Dies spart nicht nur Zeit bei der Datenerfassung, sondern reduziert gegenüber dem Postversand auch Papier- und Portokosten. Durch die digitale Verarbeitung sinkt zudem das Risiko für Fehler und der Prozess der Rechnungsstellung wird insgesamt beschleunigt. Das wiederum führt zu einer effizienteren Geschäftsabwicklung.
Welche Herausforderungen sind mit der E-Rechnung verbunden?
Die Abläufe bei der Rechnungsstellung verändern sich. Die wohl größte Herausforderung stellt aber sicherlich die Technik da. E-Rechnungen werden als XML-Datensätze versandt und sind für Menschen nicht direkt lesbar. Apotheker und Apothekerinnen müssen daher in Software investieren, die diese Daten visualisieren und verarbeiten kann. Zudem erfordert die Umstellung eine Anpassung der bestehenden IT-Infrastruktur und möglicherweise Schulungen für das Personal. Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass nicht alle Geschäftspartner gleichzeitig umstellen werden, was zu einer Übergangsphase mit parallelen Systemen führen kann.
Wann treten die Änderungen zur E-Rechnung in Kraft?
Die Umstellung auf E-Rechnungen beginnt offiziell am 1. Januar 2025. Allerdings gibt es Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Apotheken weiterhin wie bisher abrechnen. Falls der Jahresumsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro liegt, verlängert sich diese Frist sogar bis Ende 2027. Trotzdem ist es ratsam, sich schon jetzt mit diesem Thema zu befassen, da alle Apotheken zum 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, eingehende E-Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
Dafür benötigen Sie ein spezielles E-Mail-Postfach für den Empfang der E-Rechnungen. Zusätzlich muss eine Software vorhanden sein, die zumindest eine maschinelle Auswertung der Daten ermöglicht.
In welchen Fällen wird eine E-Rechnung 2025 zur Pflicht?
E-Rechnungen werden ab 2025 für bestimmte Geschäftsvorfälle verpflichtend. Dies betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, die nicht steuerfrei sind (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG). Für Apotheken bedeutet dies, dass sie E-Rechnungen für Verkäufe an andere Unternehmen (wie Arztpraxen) einsetzen müssen. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Verkäufe an Privatpersonen.
Was für einem Format müssen E-Rechnungen entsprechen?
E-Rechnungen müssen einem strukturierten elektronischen Format entsprechen, das der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung genügt. Gängige Formate sind der XStandard und das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten. Alternativ können Geschäftspartner ein eigenes Format vereinbaren. Wichtig ist, dass reine PDF-Dateien nicht als E-Rechnungen im Sinne der neuen Regelung gelten. Am besten besprechen Sie das Thema frühzeitig mit Ihrem IT-Dienstleister.
Quellen:
Dr. von Reibnitz ist promovierte Gesundheitswissenschaftlerin und Hochschuldozentin im Bereich des Gesundheitsmanagement. Seit 2013 ist sie bei Dr. Ausbüttel zuständig für den Bereich Krankenkassenmanagement und Expertin für die Themen Abrechnung und Recht.
