KIM - Kommunikation im Medizinwesen
Der Schutz der persönlichen Daten hat im Gesundheitsbereich oberste Priorität. Sensible Informationen oder Unterlagen wie Befunde, Abrechnungen oder Röntgenbilder sollten daher nicht über herkömmliche E-Mail-Anbieter oder Messenger-Dienste verschickt werden – dafür gibt es KIM.
Was ist die „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM)?
Bei der Kommunikation im Medizinwesen handelt (KIM) es sich um ein besonders gut geschütztes Verfahren für den Datenaustausch. Grundlage für KIM ist die Telematikinfrastruktur (TI). Über KIM ist es sowohl möglich, einfache Nachrichten zu senden als auch Dokumente an Kollegen und Kolleginnen zu übermitteln.
Bei KIM handelt es sich übrigens um ein technisches Konzept, nicht um eine spezielle Software. Derzeit gibt es mehr als 40 Anbieter für KIM-Dienste, die von der Gematik geprüft und zugelassen wurden.
Warum ist es wichtig, über KIM zu kommunizieren?
Die Informationen werden bei KIM über eine sogenannte hardwarebasierte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert. Das steckt dahinter: Das System verschlüsselt die Daten bereits auf dem Computer in der Arztpraxis, also vor dem Versand. Erst auf dem Gerät des Empfängers werden diese wieder entschlüsselt. Das passiert automatisch. Sie merken davon nichts, aber dank dieses Verfahrens kann niemand die Nachrichten oder Dokumente abfangen und lesen.
Gleichzeitig sind die verschickten E-Mails fälschungssicher. Es ist nicht möglich, sie zu manipulieren, ohne dass dies im System auffällt. Da alle Nutzenden sich zunächst registrieren müssen, erhalten Sie zudem nur elektronische Post von Kollegen und Kolleginnen, die dazu berechtigt sind, KIM zu verwenden.
Für wen ist KIM Pflicht?
Arztpraxen sind seit dem 1. Oktober 2021 verpflichtet, KIM zu nutzen. Zum gleichen Zeitpunkt haben sich die Krankenkassen dem System und der Telematikinfrastruktur angeschlossen. Zwingend erforderlich ist KIM für:
- den Versand der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Er darf ausschließlich über die Kommunikation im Medizinwesen erfolgen.
- den Empfang elektronischer Arztbriefe (eArztbriefe). Dazu müssen Praxen seit dem 30. Juni 2024 in der Lage sein, andernfalls wird ihre TI-Pauschale gekürzt (Ausnahmen sind vorgesehen, falls der Anbieter des Praxisverwaltungssystems das entsprechende Modul noch nicht bereitgestellt hat). Der Versand der eArztbriefe über KIM ist vorerst noch freiwillig.
Der TI-Messenger als sichere Alternative zu KIM
Ein weiteres Tool zum Austausch im Gesundheitsbereich ist der sogenannten TI-Messenger. Sein Prinzip ähnelt in der Handhabung Nachrichten-Diensten wie WhatsApp oder Signal: Sie installieren die Software des jeweiligen Anbieters auf dem Smartphone oder dem PC und benötigen darüber hinaus für den Zugang entweder die elektronische Praxis- beziehungsweise Institutionskarte (SMC-B-Karte) oder den elektronischen Heilberufsausweis. Auch für Ihre Beschäftigten können Sie den TI-Messenger einrichten.
Mit dem TI-Messenger können Sie Sofortnachrichten mit Ihren Endgeräten versenden und empfangen. Das Anhängen größerer Datenmengen ist ebenfalls möglich.
Während KIM die umfangreiche Kommunikation im Praxisalltag erleichtern soll, kann der flüchtige Austausch unkompliziert über den TI-Messenger stattfinden. Beispiele sind kurze Nachfragen an eine Kollegin in der Klinik oder eine schnelle Info an einen Leistungserbringer. Die langfristige Planung sieht vor, diesen Service zusätzlich Patienten und Patientinnen zur Verfügung zu stellen und sie auf diese Weise in die sichere Informationsübertragung einzubeziehen, etwa für Terminabstimmungen oder den Versand von Unterlagen.
Kliniken, Physiotherapeuten, Pflegeheime: Wer kann KIM freiwillig nutzen?
KIM soll sich zum Standard für den Datenaustausch in der Gesundheitsbranche entwickeln. Schrittweise werden weitere Beteiligte angeschlossen. Auf freiwilliger Basis ist das aktuell bereits möglich, wenn eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur besteht:
- Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen erhalten auf Wunsch einen Zugang, um sich einerseits mit Arztpraxen oder Kollegen und Kolleginnen auszutauschen und andererseits Unterlagen wie Anträge an die Krankenkassen zu verschicken.
- Viele Kliniken haben sich KIM bereits angeschlossen und sind im Adressbuch zu finden. Denn auch Krankenhäuser dürfen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nur noch elektronisch versenden.
- Pflegeheime können freiwillig einen KIM-Zugang beantragen. Aktuell laufen Modellprojekte, in denen Einrichtungen die Anbindung an die Kommunikation im Medizinwesen testen. Derzeit sind sie also nicht dazu verpflichtet, KIM zu nutzen.
- Alle Apotheken sind Mitglieder im TI-Netz, da sie den Zugang benötigen, um E-Rezepte abzurufen. KIM ist für sie eine freiwillige Variante, um beispielsweise sicher mit Arztpraxen zu kommunizieren.
- Für Physiotherapeuten und Physiotherapeutinnen ist eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur sowie an KIM sinnvoll, da sie den elektronischen Austausch mit Arztpraxen und Kliniken erleichtert.
- Für Hebammen und Geburtshelfer ist der Weg zur TI ebenfalls frei. KIM hat für sie unter anderem den Vorteil, dass sie den Dienst einsetzen können, um Arztpraxen zu kontaktieren.
Grundsätzlich steht KIM allen Berufsgruppen offen, die einen Heilberufsausweis erhalten. Denn der ist die Voraussetzung für einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur und somit auch an KIM.
Je mehr Akteure sich KIM anschließen, desto breiter gefächert sind die Anwendungsmöglichkeiten. Unter anderem ist die Kommunikation im Medizinwesen gut geeignet für:
- Rezeptübermittlung an Heime/Pflegedienste
- Überweisungen an andere Praxen / Leistungserbringer
- Übersendung von eArztbriefen und anderen vertraulichen Dokumenten wie Röntgenbildern, Befunden
- grundsätzliche Kommunikation mit Kollegen und Kolleginnen, etwa inhaltliche Abstimmungen zu Therapie-Konzepten
Wie hoch sind die Kosten für KIM?
Was genau ein KIM-Dienst kostet, lässt sich nicht pauschal beziffern, da die Gebühren bei den einzelnen Anbietern zum Teil stark voneinander abweichen. In der Regel verlangen die Unternehmen eine monatliche Nutzungspauschale, die sich mit jeder weiteren E-Mail-Adresse erhöht. Praxisteams sollten daher, abhängig vom Aufgabenbereich der einzelnen Personen, abwägen, wer tatsächlich eine persönliche Adresse benötigt – oder ob ein allgemeiner Praxiskontakt ausreicht.
In welchem Rahmen sind Kostenerstattungen für KIM möglich?
Seit dem 1. Juli 2023 erhalten Praxen eine monatliche TI-Pauschale. Dieser Betrag ist als Ausgleich für die Investitionen gedacht, die bei der Umstellung auf eine digitale Praxis anfallen. Auch die Kosten für die KIM-Einrichtung sollen damit abgedeckt sein. Eine zusätzliche Förderung ist nicht vorgesehen.
Die TI-Pauschale fällt unterschiedlich hoch aus und wird für jede Praxis neu berechnet. Als Grundlage dienen folgende Faktoren:
- Praxisgröße
- Ausstattungsgrad
- Zeitpunkt der Erstausstattung
- Zeitpunkt des Konnektorentauschs
Unabhängig davon werden bestimmte Leistungen nach dem Einheitlichen Bewertungsmaßstab (EBM) vergütet. Im Zusammenhang mit KIM gilt das aktuell vor allem für elektronische Arztbriefe. Die Vergütung beträgt 28 Cent für den elektronischen Versand (GOP 86900) und 27 Cent für den Empfang (GOP 86901). Der Betrag ist bei 23,40 Euro pro Quartal gedeckelt.
- Nachrichten und Dokumente werden über KIM sicher verschlüsselt. Der Schutz der Patientendaten bleibt gewahrt.
- Mit Kollegen und Kolleginnen können Sie über KIM vertraulich kommunizieren.
- KIM-Nachrichten sind fälschungssicher.
- Die Identität des Absenders oder der Absenderin ist geprüft und bestätigt.
- Für KIM liegt ein zentrales Adressbuch vor, das sowohl Namen von Personen enthält als auch von Praxen oder Einrichtungen. Es ist daher nicht nötig, E-Mail-Adressen herauszusuchen oder eine Kontaktliste zu pflegen.
- Langfristig ermöglicht KIM eine sektorenübergreifende Kommunikation und über alle Berufsgruppen hinweg.
- Die Anwendung ist praktisch, da sie direkt ins Praxisverwaltungssystem (PVS) integriert wird.
So richten Sie KIM ein
Praxen und Apotheken sowie die meisten Kliniken verfügen bereits über die Grundvoraussetzung, um die Kommunikation im Medizinwesen installieren zu können: einen Zugang zur Telematikstruktur. Das benötigen Sie im Detail für KIM:
- Konnektor für einen TI-Anschluss
- Vertrag mit einem KIM-Anbieter – hier finden Sie einen Überblick der KIM-Dienste, die von der Gematik zugelassen wurden.
- KIM-Client (stellt der Anbieter zur Verfügung)
- elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)
- KIM-Modul für das Praxisverwaltungssystem (PVS)
Anleitung: KIM installieren
- Bestehende Praxen von Ärzten und Ärztinnen sowie Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen sind bereits mit der TI verbunden. Andernfalls, beispielsweise bei der Neugründung einer Praxis, wenden Sie sich an Ihren IT-Dienstleister. Er unterstützt Sie dabei, den Anschluss herzustellen und den Konnektor mit dem Kartenterminal zu vernetzen.
- Wählen Sie einen KIM-Anbieter aus. Fragen Sie dazu gegebenenfalls Kollegen oder Kolleginnen nach ihren Erfahrungen. Schließen Sie einen Vertrag ab. Tipp: Stimmen Sie sich zusätzlich mit Ihrem PVS-Anbieter ab.
- Klären Sie im Team, wie viele KIM-Adressen Sie benötigen – mit jeder Adresse steigen die Kosten. In der Regel ist ein zentraler Kontakt ausreichend, der an den Praxisausweis (SMC-B) gebunden ist. Beispielsweise bei einer Gemeinschaftspraxis kann es jedoch sinnvoll sein, mehrere Adressen einzurichten.
- Bestellen Sie die KIM-Adressen bei Ihrem Anbieter.
- Aktualisieren Sie Ihr PVS, um auf das KIM-Modul zugreifen zu können. Wenden Sie sich bei Problemen an den Hersteller. Falls er das benötigte Modul noch nicht anbietet, müssen Sie mit der KIM-Einrichtung warten, bis dieses zur Verfügung steht.
- Laden Sie den KIM-Client auf den Rechner. Dafür erhalten Sie einen Link vom Anbieter. Nach dem Download führt Sie der Set-up-Assistent Schritt für Schritt durch die Einrichtung.
- Tipp: Für die Verbindung mit dem Konnektor halten Sie die entsprechenden Daten bereit: IP-Adresse, Portnummer und Pfad.
- Nach der erfolgreichen Installation öffnen Sie den Client und wählen eine KIM-Adresse für die Praxis aus – ein Teil der Adresse ist vorgegeben, aber wie bei einem E-Mail-Anbieter können Sie im Benutzernamen selbstständig die Angaben variabel eintragen.
- Stecken Sie den Praxisausweis ins Kartenterminal.
- Jetzt können Sie über den Client die KIM-Adresse registrieren. Von Ihrem Anbieter erhalten Sie eine Anleitung, aus der Sie entnehmen können, wie genau die Registrierung in der jeweiligen Software erfolgt.
- Im Anschluss verbinden Sie den KIM-Client mit dem PVS. Der PVS-Hersteller teilt Ihnen mit, welche Schritte Sie dafür vornehmen müssen. Die Eingabe-Masken sehen bei jeder Software etwas anders aus. Im Ergebnis wird KIM mit Ihrem E-Mail-Client verbunden.
Sie schließen einen Vertrag mit einem KIM-Anbieter ab, der Sie bei der weiteren Installation begleitet. Bei ihm bestellen Sie die Zahl der benötigten KIM-Adressen – kleine Praxen brauchen in der Regel nur eine.
Wie bei gewöhnlichen E-Mail-Adressen setzt sich die KIM-Adresse zusammen aus einem Benutzernamen, den Sie selbst wählen, sowie der Kennung des Anbieters. Achten Sie darauf, dass Sie beziehungsweise die Praxis oder Einrichtung sofort identifizierbar sind. Wählen Sie keinen Fantasienamen für die KIM-Adresse!
KIM im Praxisalltag nutzen
Sobald die Kommunikation im Medizinwesen korrekt mit dem Praxisverwaltungssystem verbunden ist, können Sie aus dem PVS heraus Nachrichten und Dokumente per KIM verschicken. Der Clou: Sie merken gar nicht, dass Sie die komplexe Verschlüsselungstechnologie verwenden.
Sie schreiben über das PVS – wie gewohnt – eine E-Mail, beispielsweise über Outlook und wählen als (Absender-)E-Mail-Konto Ihre KIM-Adresse. Aus dem KIM-Adressverzeichnis, Verzeichnisdienst (VZD) genannt, suchen sie den Kontakt des Ansprechpartners heraus und schicken Ihre E-Mail ab. Umgekehrt gehen KIM-Nachrichten ganz normal im entsprechenden Postfach ein.
Angehängte Dokumente, die Sie empfangen haben, können Sie herunterladen und im PVS direkt dem Patienten oder der Patientin zuordnen.
KIM-Adressen finden
Für den Umgang mit dem Adressverzeichnis sollten Sie wissen, dass es sogenannte Einrichtungseinträge gibt sowie Personeneinträge. Beispielsweise Ärzte und Ärztinnen, die in einer Klinik arbeiten, sind in der Regel in der Liste nicht zu finden. Stattdessen wird ihr Arbeitgeber angezeigt. Die Unterscheidung funktioniert folgendermaßen:
- Richtet ein Besitzer oder eine Besitzerin eines elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) KIM ein, steht der Name immer im Personenverzeichnis.
- Erfolgt die Anmeldung hingegen über eine elektronische Institutionskarte (SMC-B) wird sie unter Einrichtungen gelistet.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, einen Eintrag zu finden, können Sie die Suche nach verschiedenen Kriterien filtern, etwa Name, Ort oder genaue Adresse.
Quellen:
Dr. von Reibnitz ist promovierte Gesundheitswissenschaftlerin und Hochschuldozentin im Bereich des Gesundheitsmanagement. Seit 2013 ist sie bei Dr. Ausbüttel zuständig für den Bereich Krankenkassenmanagement und Expertin für die Themen Abrechnung und Recht.
