ePA: Die elektronische Patientenakte
Patientinnen und Patienten haben mit Inkrafttreten des Digitale-Versorgungs-Gesetzes einen Anspruch auf Versorgung mit digitalen Gesundheitsanwendungen.
Dazu gehören unter anderem Gesundheits-Apps, Videosprechstunden, elektronische Rezepte sowie die elektronische Patientenakte.
Die elektronische Patientenakte (ePA) befindet sich aktuell noch in der Start- bzw. Übergangsphase. Dieser Artikel erklärt, was die elektronische Patientenakte ist, wie sie sinnvoll in einen effektiven Praxisalltag integriert wird und in welchen Fristen der Übergang vollzogen werden muss. Die ePA ersetzt nicht die Primärdokumentation der Praxis bzw. des Krankenhauses.
Alle gesetzlichen Krankenkassen bieten ihren Versicherten seit Anfang 2021 eine ePA an. Weder Krankenkassen noch deren Dienstleister haben Zugriff auf die Daten. Die Nutzung der ePA ist für Versicherte freiwillig.
Ab 15. Februar wird die ePA bundesweit für alle gesetzlich Versicherten bereitgestellt. Im Online-Seminar zeigen wir die Änderungen werfen, tauschen Erfahrungen aus und geben praktische Tipps.
Fr, 07.03.2025, 19.30 - 20.15 Uhr
Jetzt anmelden
Jetzt effizient, stressfrei und zeitsparend lernen:
- 24/7 für dich da – jederzeit verfügbar
- Unbegrenzter Zugang zu allen jährlichen Unterweisungen für MFA
- Wöchentlich neue Inhalte
- 70 Minuten
- Für MFA
- Moderatoren: Gabriele Webelsiep & Susanne Tauscher-Thon
Was ist die elektronische Patientenakte?
Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine digitale Akte, die von Patientinnen und Patienten und von ihren behandelnden Ärztinnen/Ärzten befüllt und eingesehen werden kann. Der Versicherte selbst kann Dokumente in seine ePA hochladen und diese somit manuell befüllen.
Die Nutzung der ePA steht den Patientinnen und Patienten frei. Sie entscheiden außerdem, welche Dokumente die ePA enthält und welche Behandelnden die ePA befüllen und einsehen können. Seit Januar 2021 müssen die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten eine ePA anbieten. Seit dem 01. Juli 2021 haben Patientinnen und Patienten einen Anspruch auf die Befüllung ihrer ePA durch ihre behandelnden Ärztinnen und Ärzte.
Zukünftig wird die ePA zum zentralen Element in der digitalen Gesundheitsversorgung. Letztendlich sollen Ärztinnen und Ärzte bei bestehendem Einverständnis ihrer Patientinnen und Patienten alle Gesundheits-Dokumente in die ePA hochladen können. Außerdem können Ärztinnen und Ärzte die administrative Bearbeitung der ePA an ihr Praxispersonal delegieren.
Bestandteile der ePA sind z. B. Arztbrief, Diagnosen, Befunde, Medikationspläne (bislang nur Arzneimittel) sowie Notfalldatensätze. Alle Bestandteile der ePA können, sofern Patienteneinverständnis hierfür vorliegt, bundesweit und unabhängig von der Krankenkasse übergreifend zwischen verschiedenen Einrichtungen und Sektoren ausgetauscht werden.
Mit entsprechendem Patienteneinverständnis ermöglicht die ePA einen schnellen und vollständigen Informationsaustausch zwischen verschieden Akteuren im Gesundheitswesen. Das bringt Vorteile, sowohl für Patientinnen und Patienten als auch ihre Behandelnden. Patientinnen und Patienten können schneller und adäquater behandelt werden, wenn alle Gesundheits-Dokumente digital gebündelt zur Verfügung stehen. Außerdem müssen sie nicht mehr selbst Überbringer ihrer Befunde auf Papier sein oder darauf warten, dass die Unterlagen auf dem Postweg von einer Praxis zur nächsten oder in die Versorgungseinrichtung übermittelt werden.
Für behandelnde Ärzte wird dank ePA schnell und lückenlos ersichtlich, welche Vorerkrankungen vorliegen und welche Voruntersuchungen sowie Behandlungen bereits stattgefunden haben. Das spart Zeit und Kosten sowie unnötige Wiederholungsuntersuchungen. Fachärztinnen und -ärzte aus verschiedenen Disziplinen sowie Pflegende in unterschiedlichen Einrichtungen können so Ihre Patientinnen und Patienten ganzheitlich betrachten. In Notfallsituationen können sich Krankenhausärzte umgehend einen Überblick über die Krankengeschichte ihrer Patienen verschaffen und dadurch schneller und präziser behandeln.
Wissenswertes zur Einführung der ePA
Die Einführung der ePA ist in drei Phasen abgelaufen. Das Modell begann im Januar 2021 mit einer Einführungs- und Testphase, gefolgt von einer Roll-Out-Phase im zweiten Quartal 2021, die abschließende dritte Phase zur flächendeckenden Vernetzung begann ab Juli 2021.
Bis zum 30. Juni 2021 müssen Praxen in der vertragsärztlichen Versorgung ihrer Kassenärztlichen Vereinigung nachgewiesen haben, dass sie über die notwendigen technischen Komponenten zur Benutzung einer ePA verfügen:
Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt?
| Komponente | Was | Pauschale |
|---|---|---|
| Anbindung der Praxis an die Telematikinfrastruktur (TI) | Grundlage für das Hochladen und Einsehen von Dokumenten | |
| Update auf ePA-Konnektor | Vorhandenes Gerät nutzbar, Zulassung durch gematik nötig | 400,00 € |
| PVS-Modul ePA | Ermöglicht Lesen und Übertragen von Daten über das PVS in die ePA und andersherum. Umsetzung durch PVS-Hersteller | 150,00 € |
| Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) 2.0 | Qualifizierte digitale Signatur z. B. für Arztbriefe, eRezept |
Für die ePA wird außerdem eine Betriebskostenpauschale von 4,50 € pro Quartal gezahlt.
Team Fax vs. Team Digitalisierung – ein humorvoller Beitrag aus dem Pausenraum
Bei Start des Videos werden Informationen an YouTube/Google übermittelt. Mehr hierzu unter: Google Datenschutzerklärung.
Seitdem können alle gesetzlich Versicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) ihrer Krankenkassen erhalten, in der medizinische Befunde und Informationen aus vorhergehenden Untersuchungen und Behandlungen über Praxis- und Krankenhausgrenzen hinweg umfassend gespeichert werden können.
Die Einführung der ePA wird sicherlich zunächst zusätzlichen Aufwand für das Praxispersonal verursachen. Patientinnen und Patienten müssen zunächst in die Funktionsweise der ePA eingeführt werden. Am besten bietet das Praxispersonal in der Hinsicht Hilfestellung und Informationen zur ePA. Gut informierte Patienten werden eher ihr Einverständnis zur Einsicht und Befüllung ihrer ePA durch ihre Behandelnden erteilen als Personen, die sich damit nicht beschäftigt haben. Dadurch lohnt sich auch ein anfänglicher Mehraufwand bei der Patientenaufklärung. Eine vollständig geführte und einsehbare ePA erleichtert die Arbeit aller Akteure im Gesundheitswesen.
Wenn alle Beteiligten an die Abläufe gewöhnt sind, vereinfacht die ePA Praxisabläufe und spart Zeit. Die kann dann für eine bessere Versorgung und Beratung der Patientinnen und Patienten genutzt werden. Außerdem werden Leistungen im Zusammenhang mit der ePA gemäß Vergütungsvereinbarung zwischen GKV-SV und der KBV vergütet:
| Leistung | GOP | Punkte | Vergütung |
|---|---|---|---|
| Einmalige Pauschale für die Erstbefüllung der ePA | 01648 | 89 | 11,03 € |
| Zusatzpauschale ePa-Unterstützungsleistung* | 01647 | 15 | 1,86 € |
| Zusatzpauschale ePA zu den Gebührenpositionen 01430, 01435 und 01820* | 01431 | 3 | 0,37 € |
*pro Behandlungsfall, je Quartal. Stand 01.01.2025
Für die reibungslose Integration der ePA müssen eine ganze Reihe von Komponenten auf dem aktuellen Stand sein. Besonders in der Anfangsphase können noch mehrere Updates nötig werden, bis die Abläufe optimal funktionieren. Auch können beim Praxispersonal Unklarheiten auftreten, was genau noch zu beachten ist und erfüllt werden muss.
- Bei technischen Rückfragen hilft der IT-Dienstleister oder der Hersteller des PVS weiter.
- Bei organisatorischen Rückfragen sollte sich Praxen an ihre Kassenärztliche Vereinigung bzw. die Landesärztekammer wenden.
Häufige Fragen und Antworten zur ePA
Ab welchem Alter steht die ePA zur Verfügung?
Ist die ePA Pflicht?
Wer befüllt die ePA?
Welche Daten müssen in die ePA?
Welche Daten müssen auf Wunsch von Patientinnen und Patienten in die ePA eingepflegt werden?
Welche Daten werden automatisch in die ePA übertragen?
Wie können Daten in der ePA korrigiert werden?
Wie wird die ePA technisch befüllt?
Welche Aufklärungs- und Dokumentationspflichten haben Ärztinnen und Ärzte bezüglich der ePA?
Welche Pflichten haben Versicherte in Bezug zur ePA?
Welche technischen Voraussetzungen müssen für die ePA-Nutzung erfüllt sein?
Ist eine Übermittlung von Arztbriefen via KIM an andere Ärzte notwendig, wenn diese auf die ePA gespeichert werden?
Erhalten Privatversicherte auch eine ePA?
Haben Ärztinnen und Ärzte auch in der Videosprechstunde Zugriff auf die ePA?
Müssen Praxen alte Papierbefunde in die ePA einpflegen?
Sind Fachärzte verpflichtet, ihre Befunde in die ePA einzustellen?
Werden auch Überweisungen in der ePA gespeichert?
Muss vor ePA-Zugriff eine PIN-Eingabe durch die Versicherten erfolgen?
Dürfen MFA die ePA befüllen?
Was ist die ePKA?
Ist es im Notfall möglich, ohne Zustimmung in die ePA einzusehen?
Sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, die gesamte ePA der Patientin / des Patienten zu durchforsten?
Ist das Überspielen der Daten in die ePA datenschutzkonform?
Dr. von Reibnitz ist promovierte Gesundheitswissenschaftlerin und Hochschuldozentin im Bereich des Gesundheitsmanagement. Seit 2013 ist sie bei Dr. Ausbüttel zuständig für den Bereich Krankenkassenmanagement und Expertin für die Themen Abrechnung und Recht.
Susanne Tauscher-Thon ist examinierte Krankenschwester mit den Zusatzqualifikationen VERAH, NäPa und Wundexperte (ICW). Als Referentin informiert sie seit 2016 regelmäßig zu Themen wie Abrechnung (GOÄ, EBM, UV-GOÄ), Hygienemanagement, Risiko- und Fehlermanagement, Heil- und Hilfsmittel, Teamorientiertes Stressmanagement oder Motivation. Außerdem ist sie Mitglied im MFA-Prüfungsausschuss. Frau Tauscher-Thon ist seit 2020 als Moderatorin für Dr. Ausbüttel tätig.
Gabriele Webelsiep ist gelernte MFA mit den Zusatzqualifikationen VERAH und NäPa. Außerdem ist Frau Webelsiep Hygienebeauftragte nach HÄQM und seit 2019 als Moderatorin für Dr. Ausbüttel tätig. Als Referentin informiert sie regelmäßig zu den Themen Hygiene, Datenschutz, Wundmanagement, Heil- und Hilfsmittelverordnung, Motivation und Stress-Management.
