Die digitale Praxis
Mit dem Begriff „digitale Praxis“ ist eine umfassende Umstellung der Prozesse auf digitale Technologien gemeint.
Es geht also um weit mehr als um eine eigene Website, das Angebot von Online-Terminbuchungen und einen funktionierenden Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI). Ziel ist die Verringerung des papierbezogenen Dokumentierens in allen Bereichen: von der Datenverwaltung über die Kommunikation bis hin zur Raumplanung kommen elektronische Strukturen zum Einsatz.
Digitale Praxis: zukunftsfähig durch moderne Technik
In der Anfangsphase treten bei neuen Anwendungen häufig Störungen auf. Das hat unter anderem die Einführung des elektronischen Rezepts (E-Rezept) gezeigt. Im ohnehin hektischen Arbeitsalltag empfinden viele Praxisteams solche Entwicklungen daher als Belastung. Aber eines steht fest: Die Digitalisierung kommt verbindlich. Für Praxen macht es daher Sinn, sich eingehend mit diesem Thema zu beschäftigen – und frühzeitig das volle Potenzial der Digitalisierung zu nutzen.
Langfristig werden alle Seiten von der Digitalisierung profitieren: Informationen sind schneller und strukturierter verfügbar, die Praxisteams sparen Zeit, da zahlreiche bürokratische Prozesse automatisiert ablaufen und vielfach steigt sogar die medizinische Qualität, weil die Elektronik unter anderem den Austausch mit Fachärzten und -ärztinnen sowie zwischen den Sektoren erleichtert.
Die Bundesregierung forciert den Ausbau der Digitalisierung, da Fachleute in ihr eine Chance sehen, das gesamte Gesundheitswesen deutlich effizienter zu gestalten.
Digitalisierung der Arztpraxis: aktueller Stand
Die Digitalisierung hat bereits begonnen:
- Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und das E-Rezept für verschreibungspflichtige Arzneimittel sind derzeit schon Pflicht, auch wenn diese Anwendungen noch nicht durchgehend reibungslos laufen.
- Ab Anfang 2025 besteht zudem für alle Patienten und Patientinnen die Möglichkeit, sich eine elektronische Patientenakte (ePA) anlegen zu lassen.
- Ein großer Teil der ärztlichen und psychotherapeutischen Praxen bietet Videosprechstunden an.
- Außerdem können Ärzte und Ärztinnen sogenannte digitale Gesundheitsanwendungen (DiGAs) verordnen: Apps fürs Smartphone auf Rezept. Sie unterstützen zum Beispiel das Monitoring bei chronischen Krankheiten oder begleiten eine Therapie.
Das große Potenzial der Digitalisierung
Das ist erst der Anfang – diese Beispiele deuten an, dass die Digitalisierung dazu beitragen könnte, die größte Herausforderung des Gesundheitswesens besser in den Griff zu bekommen: den Fachkräftemangel. Videosprechstunden sind ein wichtiger Aspekt, um die Versorgung entlegener Regionen zu sichern und gehen Hand in Hand mit weiteren Möglichkeiten der Telemedizin. Schon jetzt schließen sich zum Beispiel Krebsspezialisten und -spezialistinnen in sogenannten Tumorboards virtuell zusammen, um individuelle Behandlungsmöglichkeiten zu besprechen. Erste Programme sind auf dem Markt, die Ärzte und Ärztinnen mit Analysen für die Diagnose versorgen.
Einen Paradigmenwechsel bedeutet die Digitalisierung für die Forschung. Spezielle Computerprogramme durchsuchen zum Beispiel riesige Datenmengen (Big Data), um nach Mustern für Krankheiten zu suchen, Künstliche Intelligenz (KI) analysiert Röntgenbilder und intelligente Sensoren geben einer Pflegekraft Bescheid, wenn bei bettlägerigen Personen die Position gewechselt werden müsste, um einen Dekubitus zu verhindern.
Die Digitalisierung revolutioniert das Gesundheitssystem. Sie wird die Arbeit der Beschäftigten nachhaltig verändern und großen Fortschritt bringen – auch wenn bis dahin sicherlich noch viele technische Stolpersteine auftauchen, die es zu bewältigen gilt.
- Entlastung des Praxisteams durch automatisierte Abläufe und eine reduzierte Zahl an Telefonanrufen (zum Beispiel Online-Terminvergabe inklusive Erinnerungsfunktion)
- mehr Service für Patienten und Patientinnen (zum Beispiel durch Videosprechstunden oder den elektronischen Versand von Unterlagen an Facharztpraxen)
- verbesserter Überblick, was den Gesundheitszustand des Patienten oder der Patientin betrifft (zum Beispiel durch elektronische Medikationspläne und die ePA)
- Behandlungsunterstützung durch digitale Anwendungen wie spezielle Apps
- erleichterter Austausch mit Kollegen und Kolleginnen (zum Beispiel Teams aus Facharztpraxen oder Apotheken)
- Kostenersparnis
- mehr Nachhaltigkeit durch weniger Papier und Energieverbrauch für Druck und Postversand
Auf dem Weg zur digitalen Praxis
Der Umbau zu einer digitalen Praxis erfolgt im laufenden Betrieb. Deswegen muss sie langsam entstehen – sowohl das Team als auch die Patienten und Patientinnen benötigen Zeit, um sich auf die Veränderungen einzustellen. Zudem sind Investitionen erforderlich für den Umstieg von analogen auf digitale Abläufe.
Empfehlenswert ist es daher, jeweils dann mit einer neuen Anwendung zu starten, wenn die bisherigen E-Leistungen zur Routine geworden sind. Planen Sie in der Anfangszeit einen Puffer ein, um gegebenenfalls technische Probleme zu lösen.
Es gilt, das gesamte Team einzubinden und eventuelle Bedenken von Kollegen und Kolleginnen ernst zu nehmen. Eine Abwehrhaltung gegenüber modernen Technologien hängt häufig mit der Angst vor Überforderung zusammen. Intensive Schulungen – extern und intern – können dazu beitragen, Beschäftigten mehr Sicherheit zu verleihen und Ängste abzubauen.
Technische Voraussetzungen
Eine intensivere Digitalisierung in einer Arztpraxis funktioniert nur, wenn die technischen Voraussetzungen stimmen. An erste Stelle steht daher der Technik-Check, für den folgende Fragen wichtig sind:
- Wie leistungsfähig sind die verwendeten Computer? Ist eine Aufrüstung erforderlich?
Falls Programme und Daten im Alltag zu langsam aufgerufen werden, sollte vor größeren Anschaffungen oder Aufrüstungen geprüft werden, welche Komponenten bremsen: möglicherweise muss nur ein einzelner Flaschenhals aufgerüstet werden, beispielsweise ein Rechner mit mehr Arbeitsspeicher oder einer modernen SSD statt einer alten Festplatte.
- Wie gut funktioniert die Internetverbindung der Praxis?
Falls die Datenleitung nicht ausreicht, hilft der Telefonanbieter in den meisten Fällen weiter. Zudem hilft die Einrichtung eines leistungsstarken W-LANs dabei, den Datentransfer mobiler Geräte wie Tablets und Smartphones zu beschleunigen.
- Benötigen Sie zusätzliche Geräte?
Beispielsweise wäre es denkbar, dass Patienten und Patientinnen Fragebögen direkt auf einem Tablet ausfüllen, damit MFA später keine Daten übertragen müssen. Zudem sollte zumindest ein Dienst-Handy vorhanden sein, das Beschäftigte verwenden dürfen, um beispielsweise DiGAs zu demonstrieren oder die E-Rezept-App vorzuführen.
Die wichtigsten technischen Komponenten für eine digitale Praxis
Das sind die wichtigsten Komponenten im Einzelnen:
- Das Praxisverwaltungssystem (PVS) ist die Steuerungszentrale für einen großen Teil der digitalen Anwendungen. Hier laufen unter anderem die Terminplanung, Buchhaltung, Zugriff auf elektronische Patientenakten oder Online-Abrechnungen mit den entsprechenden kassenärztlichen Vereinigungen zusammen. Dabei haben die meisten PVS deutlich mehr Funktionen, als MFA im Alltag nutzen. Schulungen sind daher eine gute Investition. Auf diese Weise lernen die Beschäftigten sämtliche Funktionen kennen und können anschließend das Potenzial der Software voll ausschöpfen. Bei einer zunehmenden Digitalisierung steht zudem die verwendete Software auf dem Prüfstand: Welche Funktionen soll sie erfüllen? Wie zufrieden äußert sich das Team über das verwendete System? Gegebenenfalls kommt der Umstieg auf ein neues Praxismanagementsystem infrage.
- Konnektor oder alternatives Anschlusssystem an die TI: Verbreitet ist der eigene Konnektor in der Arztpraxis, der die Verbindung zur TI herstellt. Eine weitere Option ist die Nutzung von „TI-as-a-Service“, hier stehen die Konnektoren nicht in den Praxisräumen, sondern werden in einem Rechenzentrum vom Dienstleister verwaltet und bei Bedarf aktualisiert. Für höhere Datenvolumen sind zudem High-Speed-Konnektoren in der Entwicklung. Den Zugang zu diesen schnellen Konnektoren werden ebenfalls zugelassene Dienstleister über Rechenzentren anbieten (TI-Gateway). Große Akteure wie Kliniken können High-Speed-Konnektoren in ihr eigenes Rechenzentrum integrieren.
- VPN-Zugangsdienst: Der Konnektor ist nur die Hardware. Sie funktioniert nicht ohne einen speziellen VPN-Zugangsdienst – vergleichbar mit einem Internetprovider, der gleichzeitig für eine sichere verschlüsselte Verbindung sorgt.
- Durch den Praxisausweis identifiziert sich die Praxis als medizinische Einrichtung. Der Konnektor kann nur dann eine Verbindung zur TI aufbauen, wenn die Praxis registriert ist. Bei dem Praxisausweis handelt es sich um eine sogenannte Security Module Card Typ B (SMC-B), etwa vergleichbar mit einer SIM-Karte für das Handy. Die SMC-B-Karte wird bei der Installation in den E-Health-Kartenterminal gesteckt und muss mit einer PIN freigeschaltet werden.
- Der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) hat inzwischen einen wichtigen Platz im Praxisalltag eingenommen, da viele TI-Anwendungen ohne ihn nicht möglich sind, etwa das Ausstellen von E-Rezepten oder ein Zugriff auf die elektronische Gesundheitskarte (eGK). Ärzte und Ärztinnen sowie Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen weisen damit ihre Berechtigung gegenüber der TI aus. Er bildet außerdem die Grundlage, um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zu erstellen. Mit dieser rechtssicheren elektronischen Unterschrift unterzeichnen Berechtigte unter anderem den elektronischen Arztbrief (eArztbrief), die eAU, das eRezept und vieles mehr.
- Durch E-Health-Kartenterminals erfolgt die Anmeldung der Praxis an der TI. Dazu müssen Beschäftigte den Praxisausweis (SMC-B) in das Kartenterminal einstecken. Außerdem werden die E-Health-Kartenterminals benötigt, um die Anwendungen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) zu nutzen. Dazu gehören das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM), das Notfalldatenmanagement (NFDM) sowie der elektronischen Medikationsplan (eMP). Spätestens im Jahr 2025 erfolgt über sie auch ein Zugriff auf die elektronischen Patientenakten (ePA).
Herzstück der Digitalisierung im Gesundheitswesen ist die Telematikinfrastruktur (TI). Über diese Plattform, die von der Gematik permanent ausgebaut wird, findet die gesamte elektronische Kommunikation statt, also auch der Austausch von Daten.
Eine Anbindung an dieses komplexe System erfolgt nur für autorisierte Nutzer und Nutzerinnen. Aktuell sind das Arztpraxen, psychotherapeutische Praxen, Kliniken, Apotheken, Krankenkassen und die Kassenärztlichen Vereinigungen. Bis Ende 2026 sollen weitere Akteure angeschlossen werden, etwa Pflegeeinrichtungen, physiotherapeutischen Praxen, Hebammen, Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitsdienstes und weitere.
Die Anbindung an die TI funktioniert über einen sogenannten Konnektor.
- Ein mobiles Kartenterminal erhalten im Allgemeinen Anästhesistinnen und Anästhesisten, Praxen mit ausgelagerten Praxisstätten sowie Ärztinnen und Ärzte, die Hausbesuche durchführen. Mobile Kartenterminals benötigen für die Anmeldung einen weiteren Praxisausweis oder den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Weil die Geräte unterwegs nur offline arbeiten, können die Versichertenstammdaten ausschließlich in der Praxis über den Konnektor aktualisiert werden.
- Für die Verbindung mit der TI müssen Updates für das vorhandene PVS vorliegen. Ebenso wie die anderen Komponenten in der TI, muss auch das PVS von der gematik GmbH zertifiziert sein. Eine Liste zugelassener PVS steht auf den Seiten der KBV zum Download bereit.
- Kommunikationsdienst KIM: Für einen sicheren Austausch im Gesundheitswesen gibt es KIM. Der Dienst erinnert an ein E-Mail-Programm, aber mit einem wichtigen Unterschied: Jede Nachricht und jedes Dokument wird automatisch verschlüsselt und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt. Durch die Integration in das PVS nehmen MFA KIM in der Regel als sehr komfortabel wahr. Pflicht ist die Anwendung bereits für den eArztbrief und für den Versand der eAU an die Krankenkassen.
Beim Umgang mit persönlichen Daten steht Sicherheit an erster Stelle. Das betrifft sowohl die technische Ausstattung als auch den Umgang mit den Systemen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat daher eine IT-Sicherheitsrichtlinie erstellt. Sie enthält Vorgaben und Tipps, um den Datenschutz zu verbessern.
Die aktuell wichtigsten Anwendungen und Bereiche der Digitalisierung
Inzwischen sind zahlreiche digitale Anwendungen verfügbar, die zum Teil bereits hervorragend ineinandergreifen. Folgend die aktuell wichtigsten.
- eMedikationsplan: Den elektronischen Medikationsplan speichern Praxen auf Wunsch direkt auf der elektronischen Gesundheitskarte des Patienten oder der Patientin. Das erleichtert den Überblick, und Wechselwirkungen können besser vermieden werden.
- Notfalldatenmanagement (NFDM): In einer Notsituation ermöglicht das NFDM schnellen Zugriff auf wichtige Gesundheitsinformationen – sie sind direkt auf der eGK hinterlegt. So erfahren die behandelnden Mediziner und Medizinerinnen beispielsweise von Allergien, eingenommen Arzneimitteln oder einer bestehenden Schwangerschaft. Der Datensatz lässt sich in die ePA übertragen und soll mittelfristig weiterentwickelt werden zu einer elektronischen Patientenkurzakte (ePKA), die als onlinebasierten Anwendung auch im EU-Ausland abrufbar sein wird.
- Videosprechstunde: Termine via Bildschirm sind unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. Das erspart Patienten und Patientinnen einerseits Anfahrtswege, was unter anderem die Versorgung in ländlichen Regionen verbessert. Andererseits erleichtert diese Option den fachlichen Austausch, etwa über Fallkonferenzen mit Pflegekräften.
- Messenger Kommunikation: Mal eben schnell übers Smartphone eine Frage an einen Kollegen abschicken oder eine fachliche Frage stellen – unkomplizierte Kommunikationstools sind in Kürze verfügbar. Eine Schnittstelle vernetzt sie mit dem PVS, während die eigentliche TI-Messenger-App auf Desktop, Tablet oder Smartphone läuft.
- Homepage und Social Media: Für alle Akteure im Gesundheitswesen ist es heutzutage sinnvoll, digital sichtbar zu sein und das eigene Leistungsangebot vorzustellen, etwa bei fachlichen Spezialisierungen, über die Patienten und Patientinnen informiert sein sollten. Hinzu kommt das Thema Recruiting: Eine moderne Homepage und aktiv betreute Social-Media-Kanäle helfen dabei, die Praxis bekannter zu machen und die Aufmerksamkeit von Fachkräften und potenziellen Auszubildende zu erlangen.
- Online-Terminvergabe: Ein praktischer Aspekt, der über die Homepage erfolgen kann, ist die Online-Vergabe von Terminen. Ein Abgleich mit dem PVS garantiert, dass es zu keinen Überschneidungen kommt. Für die MFA spart das viel Zeit, da zahlreiche Anrufe wegfallen.
- DiGA: Bei digitalen Gesundheitsanwendungen handelt es sich um Apps, die Patienten und Patientinnen auf Rezept erhalten. Sie unterstützen zum Beispiel das Monitoring oder die Therapie einer Erkrankung und tragen so zur Entlastung des Teams bei. Gleichzeitig verbessern sie die Versorgung.
- Apps im Praxisalltag: Nicht nur Patienten und Patientinnen profitieren von Apps. Zahlreiche Anwendungen erleichtern MFA den Arbeitsalltag oder tragen zum Wohlbefinden bei. Über die App „Meine pädiatrische Praxis“ verschicken Teams zum Beispiel inhaltlich wichtige Informationen an Eltern. Sie ermöglicht auch eine Videosprechstunde und einen integrierten Chat. Hilfreich sind zudem Tools für das persönliche Zeitmanagement oder ein Trink-Manager, der regelmäßig daran erinnert, genug Flüssigkeit zu sich nehmen – was im hektischen Alltag oft untergeht. Die Bandbreite ist groß und kann nach den persönlichen Bedürfnissen zusammengestellt werden.
Quellen
Dr. von Reibnitz ist promovierte Gesundheitswissenschaftlerin und Hochschuldozentin im Bereich des Gesundheitsmanagement. Seit 2013 ist sie bei Dr. Ausbüttel zuständig für den Bereich Krankenkassenmanagement und Expertin für die Themen Abrechnung und Recht.
