Team-Meetings effektiver umsetzen: Ein Leitfaden für MFA

Warum sind effektive Team-Meetings wichtig?

Effektive Team-Meetings können:

• Die Kommunikation im Team verbessern
• Arbeitsabläufe optimieren
• Probleme frühzeitig erkennen und lösen
• Das Gemeinschaftsgefühl stärken
• Innovationen fördern

Arten von Team-Meetings

1. Tägliche Kurzbesprechungen (15-20 Minuten)
2. Wöchentliche Team-Meetings (60-90 Minuten)
3. Monatliche Strategiemeetings (2-3 Stunden)

4. Quartalsweise Reflexionstreffen (halber Tag)

    

Den Veränderungsprozess umsetzen

Um eure Team-Meetings effektiver zu gestalten, ist oft ein Veränderungsprozess notwendig. Hier einige Schritte, die euch dabei helfen können:

1. Ist-Analyse durchführen: Reflektiert gemeinsam, was in euren bisherigen Meetings gut läuft und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
2. Ziele definieren: Was wollt ihr mit euren Meetings erreichen? Formuliert konkrete, messbare Ziele.
3. Neue Strukturen entwickeln: Erarbeitet gemeinsam neue Formate und Abläufe für eure Meetings.
4. Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimmt, wer welche Rolle in den Meetings übernimmt.
5. Testphase durchführen: Probiert die neuen Strukturen für einen festgelegten Zeitraum aus.
6. Regelmäßig evaluieren: Überprüft nach der Testphase, ob die neuen Strukturen die gewünschten Verbesserungen bringen.

Checkliste: Effektive Team-Meetings

• Agenda im Vorfeld erstellen und verteilen
• Pünktlich beginnen und enden (!)
• Klare Rollen festlegen (Moderator, Protokollführer, Zeitnehmer)
• Alle Teilnehmenden einbeziehen, vom neuen Azubi bis zur Praxisinhaberin
• Konkrete Aktionspunkte und Verantwortlichkeiten festhalten

• Regelmäßiges Feedback zur Meeting-Qualität einholen

   

Do’s and Dont’s für Team-Meetings

Do’s:

• Bereitet euch gut vor
• Hört aktiv zu
• Bleibt beim Thema
• Dokumentiert Entscheidungen und nächste Schritte (denkt an die wichtigen W‘s: Wer macht was bis wann)
• Schließt das Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung ab

Dont’s: 

• Meetings ohne klaren Zweck abhalten
• Zu viele Themen in ein Meeting packen
• Diskussionen ausufern lassen
• Teilnehmer unterbrechen oder ignorieren
• Das Meeting überziehen

Praxisbeispiel: Wöchentliches Team-Meeting

Dauer: 60 Minuten

Teilnehmende: Alle MFA, Ärzte

Ablauf:

1. Check-in (5 Min): Jeder teilt kurz mit, wie es ihm geht
2. Rückblick letzte Woche (10 Min): Erfolge und Herausforderungen
3. Aktuelle Themen (30 Min): Diskussion von max. 3 wichtigen Punkten
4. Ausblick nächste Woche (10 Min): Wichtige Termine, Aufgaben
5. Check-out (5 Min): Jeder teilt mit, was er aus dem Meeting mitnimmt

Verantwortlichkeiten:

• Moderator: Leitet durch das Meeting, achtet auf Zeitmanagement
• Protokollführer: Dokumentiert Entscheidungen und Aufgaben
• Teilnehmer: Bereiten sich vor, bringen sich aktiv ein

Effektive Team-Meetings sind ein wichtiger Baustein für eine gut funktionierende Arztpraxis. Indem ihr eure Meetings neu strukturiert und regelmäßig reflektiert, könnt ihr die Zusammenarbeit im Team deutlich verbessern. Denkt daran: Veränderungen brauchen Zeit und Geduld. Bleibt dran, seid offen für Feedback und passt eure Strukturen bei Bedarf an.

Hilft euch dieser Leitfaden dabei, eure Team-Meetings effektiver zu gestalten? Habt ihr weitere Tipps oder Erfahrungen, die ihr teilen möchtet?

 Schreibt mir eine Mail!

Viele Grüße

Eure Steffi