Prinzipien für reibungslose Praxisabläufe

Ines Maria Baeblich, MFA und Studienassistentin in einem Hautarztzentrum in Berlin sowie Referentin und Seminarleiterin, erläutert im Gespräch, welche Vorteile ein QM-System mit sich bringt und worauf Praxen bei der Einführung achten sollten.

1. Welche Rolle spielt ein reibungsloses Praxismanagement für den Praxisalltag?

Qualitätsmanagement ändert das Denken in der Praxis! Denn jeder profitiert davon. Die Einführung ist zwar erst einmal aufwendig, aber langfristig erleichtert es die Arbeit für das gesamte Team, indem es Prozesse planbar, strukturiert und nachvollziehbar macht. Wir können uns Tag für Tag sicher sein, dass der Praxisalltag wie vorgesehen funktioniert und gleichzeitig garantiert es den Mitarbeitern und Patienten höchste Sicherheitsstandards bei geringerem Zeitaufwand.

2. Was kann ein sorgfältig auf die Praxis abgestimmtes Qualitätsmanagement für den einzelnen Mitarbeiter leisten?

Durch das QM gewinnt der Einzelne schnell Einblick ins System und kann Verantwortung übernehmen. Das Spezialwissen der Älteren ist auch für die Jungen zugänglich und auch die erfahrenen Kolleginnen finden sich leichter in neu strukturierte Arbeitsprozesse ein. Sie freuen sich oft über die Zeitersparnis und Praktikabilität, die das QM mit sich bringt, wenn beispielsweise ein lückenloses Auffüllen von geleerter Ware automatisch garantiert wird. Dieses Zusammenspiel fördert das Teambewusstsein und die Zufriedenheit bei allen. Die neuen Mitarbeiter bringen oftmals sogar neue Ideen mit, wie man das QM noch effizienter gestalten könnte – das kann noch einmal frischen Wind in die Ressourcenoptimierung bringen. Ein weiterer Vorteil: Gerade in Zeiten von hohen Fluktuations- und Krankheitsraten ist es essenziell, neue Mitarbeiter oder Vertretungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall unkompliziert einarbeiten zu können, um das bestehende Team zu entlasten.

3. Wie kann man ein gutes Qualitätsmanagement aufbauen?

Es gibt auf dem Markt zahlreiche Qualitätsmanagementverfahren und -systeme. Branchenübergreifende Konzepte sind allgemeingültiger und abstrakter formuliert.

Branchenspezifische Konzepte zeichnen sich durch einen hohen Alltagsbezug, praxisrelevante Beispiele und eine spezifische Sprache aus. Letztendlich ist es nicht entscheidend, welches System gewählt wird, solange es sich um ein umfassendes QM-Konzept handelt, das alle relevanten Bereiche der Praxis abdeckt. Jede Praxis sollte ein QM-System wählen, das ihrem Naturell und ihrer Praxisstruktur am ehesten entgegenkommt. Ein Blick ins Internet hilft, um sich einen Überblick über die gängigsten Systeme zu verschaffen. Das Wichtigste ist meiner Erfahrung nach, eine/n QM-Verantwortliche/n zu ernennen, der/dem das gesamte Team den Rücken freihält und zuarbeitet.

4. Welche Faktoren tragen außerdem zu einem guten Gelingen in der Praxis bei?

Generell ist es wesentlich, den Mitarbeitern und Kollegen gegenüber eine positive Haltung einzunehmen: an die Mitarbeiter glauben, ihnen Vertrauen schenken, ihre Stärken fördern, sie motivieren und unterstützen. Auch Beziehungspflege und Teambildung sind wichtig. Sich einmal außerhalb der Praxis zu treffen entspannt und schweißt zusammen. Dabei muss man nicht unbedingt immer tief in die Tasche greifen. Ein gemeinsames Essen im Pausenraum, bei dem man auch einmal zu Themen außerhalb der Praxis ins Gespräch kommen kann, ist genauso zielführend. Auch die Wertschätzung des Chefs und – gemäß dem Zeitgeist – eine Kommunikation auf Augenhöhe sind zentrale Aspekte, bei denen ich eine positive Entwicklung beobachte. Das positive Praxisklima spüren übrigens auch die Patienten!