'Praxismanagement ist bei uns Teamsache'
Klar definierte Rollen und Zuständigkeiten, geregelte Abläufe oder auch regelmäßige Dokumentationen - ein gut durchdachtes und strukturiertes Praxismanagement ist für Arzt, Mitarbeiter und Patienten von großem Vorteil. Manuela Lob ist Medizinische Fachangestellte in einer onkologischen Praxis in Köln und hat uns erzählt, wie ihr Team Praxisabläufe managt und welchen Stellenwert ein gute Praxisorganisation aus ihrer Sicht hat.
„Praxismanagement umfasst bei uns jegliche Organisation, angefangen bei Dienst- und Urlaubsplänen über Bestellungen, Tagesprotokolle bis hin zur Abrechnung. Unser Team muss dafür sorgen, dass die Abläufe optimiert, planbar und verlässlich sind, um so unsere Ärzte zu entlasten und einen reibungslosen Ablauf zu garantieren“, so Frau Lob. Denn davon profitiert am Ende nicht nur der Arzt, sondern auch der Patient, wenn sich die Wartezeiten im Rahmen halten und die Untersuchung zügig erfolgen kann. Damit dies gelingen kann, sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des 6-köpfigen Teams klar geregelt. „Einen Praxismanager gibt es bei uns nicht, stattdessen hat jeder bei uns seinen eigenen Aufgabenbereich. Ich finde es wichtig, dass sich jeder für einen bestimmten Bereich verantwortlich fühlt – dies gilt sowohl für unsere Auszubildende als auch für langjährige Mitarbeiter wie mich gleichermaßen.“ Das Aufgabenspektrum ist umfangreich, daher werden Prozesse wie Rückruf- oder Tageslisten, Rezeptbeantwortung oder auch der E-Mailverkehr mit Fachärzten verschiedenen Mitarbeitern zugeteilt. Gewisse betriebswirtschaftliche Bereiche sind dagegen an externe Berater ausgelagert. Insbesondere im Bereich der Wundversorgung ist ein klar geregelter Ablauf für den ohnehin aufwändigen und zeitintensiven Prozess erforderlich. Frau Lob ist u. a. Wundexpertin und somit Ansprechpartnerin bei Wund-Patienten. Hier ist insbesondere die Foto-Dokumentation relevant, um den Fortschritt der Wunden festhalten zu können.
Das Feedback der Patienten ist ebenso wichtig, um etwaige Schwachstellen zu identifizieren und diese angehen zu können. So wurden in der Vergangenheit Evaluationsbögen im Wartezimmer ausgehändigt und ausgewertet. Die Ergebnisse werden dann in Team-Besprechungen mit allen Mitarbeitern und Ärzten durchgegangen. Wichtig ist der offene und transparente Austausch, denn nur eine ehrliche Kommunikation trägt zu einem vertrauensvollen Betriebsklima und zu Veränderungen bei.
Zahlreiche Veränderungen hat Frau Lob in den 21 Jahren, die sie bereits in der Praxis tätig ist, miterlebt. Insbesondere im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung: „Die Abschaffung des händischen Karteikarten-Systems bzw. Überführung in die digitale Patientenakte war eine ungemeine Erleichterung und Zeitreduktion.“ Doch unabhängig ob off- oder online: definierte Prozesse, klare Zuständigkeiten und Rollendefinition sowie eine offene Kommunikation zwischen Arzt, Mitarbeitern und Patienten sind die entscheidenden Faktoren für das gute Gelingen einer erfolgreichen Praxisorganisation.
Der Praxismanager:
Auch wenn das Praxismanagement oft unter den Mitarbeitern aufgeteilt wird, kann die gezielte Übertragung dieser Aufgaben in Form eines Praxismanagers von Vorteil sein.
Bei Praxismanagern handelt es sich häufig um berufserfahrene und weitergebildete Medizinische Fachangestellte, die auf der Grundlage der Vorgaben des Praxisinhabers organisatorische Aufgaben übernehmen. Sie planen, leiten und kontrollieren verschiedenste Prozesse und entlasten somit MFAs und Ärzte. Zahlreiche Institute bieten Lehrgänge zu Praxismanagern an. Diese variieren zwischen mehrtätigen Seminaren bis zu berufsbegleitenden Maßnahmen. Die Entscheidung, ob die Einstellung eines Praxismanagers infrage kommt, muss jeder Praxisinhaber, auch im Hinblick auf Personalkosten und Praxisgröße, individuell treffen.
Siehe auch Fachartikel "Beruf der MFA"
Medizinische Fachangestellte
Manuela Lob ist Medizinische Fachangestellte. Sie arbeitet in einer onkologischen Praxis in Köln.
