Jetzt an den Praxis-Urlaub denken!
Endlich Urlaub!
Viele Arztpraxen schließen in den Sommermonaten für einige Tage bis Wochen. Wie lassen wir unsere Patientinnen und Patienten wissen, wie lange unsere Praxis geschlossen bleibt?
Gibt es die perfekt Abwesenheitsnachricht für eine Arztpraxis an ihre Patienten? Das weiß ich zwar nicht, aber ich habe ein paar Anregungen für euch, wie ihr euren Praxisurlaub am Praxiseingang, per E-Mail und per Telefon kommunizieren könnt.
Praxiseingang
Euren Praxisurlaub solltet ihr an euren Praxisräumlichkeiten klar sichtbar mitteilen: „Wir sind im Urlaub vom xx.xx bis yy.yy“. Verweist auch auf die Vertretungspraxis! Und verweist darauf, ab wann ihr wieder für eure Patienten da seid.
Vorlagen für Poster findet ihr übrigens hier: www.draco.de/downloads/
Denkt auch an das Aktivieren einer Abwesenheitsnachricht per E-Mail. Folgende Nachricht enthält alle wichtigen Informationen:
„Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht!
Unsere Praxis ist vom xx.xx bis yy.yy im Urlaub. Ihre Nachricht wird in dieser Zeit nicht bearbeitet.
Während unserer Abwesenheit können Sie sich mit Ihrem Anliegen an unsere Vertretungspraxis Dr. XX wenden.
Praxis Dr. XX
Adresse
Telefonnummer (erreichbar Mo bis Fr …)
Wir sind ab dem zz.zz gerne wieder für Sie da!
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit besten Grüßen
Ihr Praxisteam Dr. YY“
Telefon
Auch für eingehende Telefonate solltet ihr eure Mailbox neu besprechen. Ein Beispiel dafür:
„Guten Tag und vielen Dank für Ihren Anruf!
Wir sind vom xx.xx bis yy.yy im Urlaub. Ihre Anfrage können wir in dieser Zeit leider nicht bearbeiten.
Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen gerne an unsere Vertretungspraxis Dr. XX wenden. Sie erreichen die Praxis Dr. XX unter der Telefonnummer 0123 45678. Ich wiederhole nochmals 0123 45678. Die Praxis Dr. XX finden Sie in der Musterstraße 1 in Musterdorf.
Sie können auch jederzeit den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117 anrufen. Die Rufnummer des ärztlichen Bereitschaftsdienst lautet - ich wiederhole - 116 117.
Wir sind ab dem zz.zz gerne wieder für Sie da!
In der Zwischenzeit wünschen wir Ihnen alles Gute und danken für Ihren Anruf.
Ihr Praxisteam Dr. YY“
Achtet beim Besprechen des Mailbox auf eine klare und langsame Aussprache. Telefonnummern sollten immer zwei Mal genannt werden.
Website, Google & Co?
Informiert eure Patienten auch auf eurer Website und ggf. auf Google und anderen Websites, auf denen ihr aktiv seid über eure Abwesenheit.
Wie informiert ihr eure Patienten über euren Urlaub? Wie lange ist eure Praxis geschlossen? Worauf freut ihr euch am meisten in der Urlaubszeit? Genießt euren Urlaub!
Viele Grüße
Eure Steffi
Siehe auch:
Nach der Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis für 5 Jahre im Praxisalltag als MFA, seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
