Inventur in der Arztpraxis

Eines vorweg: Ärzte zählen rechtlich gesehen zu den freien Berufen. Alle Angehörigen freier Berufe sind nicht buchführungspflichtig. Dadurch müssen keine Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz oder Inventur geführt werden. Freie Berufe sind lediglich aufzeichnungspflichtig. Kurz gesagt: eine korrekt durchgeführte Inventur ist für eine Arztpraxis nicht vorgeschrieben. Falls ihr als Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) hingegen eine GmbH seid, seid ihr sowohl buchführungs- als auch inventurpflichtig. 

Auch für reguläre Arztpraxen, die eigentlich keine Inventur machen müssten, bieten sich dennoch folgende Vorteile, regelmäßige Inventuren durchzuführen. 

5 Vorteile einer regelmäßigen Inventur:

1. Effizienzsteigerung: Eine genaue Bestandsaufnahme ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Ressourcen und verhindert, dass wichtige Medikamente oder Geräte während einer Behandlung fehlen.
2. Kostenkontrolle: Durch die Identifizierung von Überbeständen können unnötige Kosten vermieden, die Budgetierung besser geplant und Verluste durch abgelaufene Medikamente reduziert werden.
3. Verbesserung der Patientenversorgung: Ein genauer Überblick über vorhandene Ressourcen stellt sicher, dass immer die richtigen Medikamente und Geräte zur Verfügung stehen und Engpässe vermieden werden.
4. Vermeidung von Fehl- und Überbeständen: Regelmäßige Inventuren helfen, Bestellungen und Lagerbestände besser zu verwalten.
5. Verbesserung der Patientensicherheit: Durch die Gewährleistung einer kontinuierlichen Verfügbarkeit von medizinischem Material und Geräten wird die Patientensicherheit erhöht.
    

Vorbereitung der Inventur

Legt zunächst einen geeigneten Zeitpunkt für die Inventur, idealerweise außerhalb der Sprechzeiten, fest. Erstellt einen Zeitplan und teilt die Aufgaben unter den Mitarbeitern auf.

Hier eine Checkliste für die Vorbereitung:

• Inventurteam zusammenstellen und in die Arbeitsschritte einweisen
• Benötigte Materialien wie Zählbögen, Scanner oder Tablets bereitstellen
• Praxisräume in Zählbereiche einteilen
• Bestandslisten aus dem Praxisverwaltungssystem ausdrucken

Durchführung der Inventur

Schritt 1: Physische Bestandsaufnahme

Beginnt mit der systematischen Zählung aller Artikel in jedem Bereich der Praxis. Erfasst dabei:

• Medizinische Verbrauchsmaterialien
• Medikamente
• Medizinische Geräte und Instrumente
• Büromaterialien

Praxistipp: Nutzt digitale Erfassungsmethoden wie Barcode-Scanner, um den Prozess zu beschleunigen und Fehler zu minimieren.

Schritt 2: Dokumentation

Dokumentiert alle gezählten Artikel sorgfältig. Achtet dabei auf:

• Eindeutige Artikelbezeichnungen
• Genaue Mengenangaben
• Verfallsdaten bei Medikamenten und sterilen Produkten

Häufiger Fehler: Unvollständige oder unleserliche Aufzeichnungen. Verwendet standardisierte Formulare oder digitale Eingabemasken, um dies zu vermeiden. 

Praxistipp: Räumt die Materialien in den Regalen so um, dass die Produkte mit den am nächsten erreichten Mindesthaltbarkeitsdaten in vorderster Reihe stehen.

Schritt 3: Abgleich mit Soll-Beständen

Vergleicht die erfassten Ist-Bestände mit den Soll-Beständen aus eurem Praxisverwaltungssystem. Identifiziert und dokumentiert die festgestellten Abweichungen.

Nachbereitung der Inventur

Schritt 4: Analyse der Ergebnisse

Untersucht die Gründe für eventuelle Bestandsdifferenzen:

• Wurden Entnahmen nicht korrekt dokumentiert?
• Gibt es Hinweise auf Schwund oder Verfall?

Schritt 5: Maßnahmen ableiten

Basierend auf den Erkenntnissen eurer Inventur, versucht, eure Prozesse zu optimieren und besprecht eure Ideen im Team:

• Implementiert ein digitales Bestandsmanagement-System
• Schult das Team in korrekter Dokumentation von Entnahmen
• Passt eure Bestellmengen an den tatsächlichen Verbrauch an

Praxisbeispiel: Eine Arztpraxis stellte fest, dass regelmäßig zu viele Einmalartikel bestellt wurden, die dann verfielen. Durch die Einführung eines Mindest- und Maximalbestands für jeden Artikel konnten sie Überbestellungen vermeiden und Kosten senken.

Strukturierte Abläufe für zukünftige Inventuren

Um eure Inventurprozesse zu verbessern, beachtet folgende Tipps:

1. Führt Teilinventuren während des Jahres durch, um den Aufwand am Jahresende zu reduzieren.
2. Nutzt ein digitales Warenwirtschaftssystem für eine permanente Inventur.
3. Etabliert klare Verantwortlichkeiten für Bestellungen und Bestandskontrollen.
4. Schult das Team regelmäßig in effizienten Inventurmethoden.

Indem ihr diese Schritte befolgt und aus jeder Inventur lernt, könnt ihr den Prozess kontinuierlich verbessern. Eine gut durchgeführte Inventur trägt nicht nur zur Kostenkontrolle bei, sondern gewährleistet auch, dass eure Praxis stets optimal ausgestattet ist, um eure Patienten bestmöglich zu versorgen.

Führt ihr in eurer Arztpraxis Inventuren durch? Falls ja, was sind eure Tipps zur Durchführung? Ich freue mich auf eure Ergänzungen.

Viele Grüße

Eure Steffi