Empfang 2.0: Moderne Strategien für den Empfangsbereich in der Arztpraxis
Als Medizinische Fachangestellte (MFA) wissen wir, dass der Empfangsbereich das Herzstück jeder Arztpraxis ist. Hier erhalten unsere Patienten den ersten Eindruck von uns, Termine werden vergeben und wichtige administrative Aufgaben erledigt. Ein gut organisierter Empfang trägt maßgeblich zur Zufriedenheit der Patienten und zur Effizienz des gesamten Praxisablaufs bei. In diesem Beitrag möchte ich euch einige praktische Tipps geben, wie ihr den Empfangsbereich optimieren und dadurch den Arbeitsalltag erleichtern könnt.
1. Digitalisierung der Patientenanmeldung
Typische Situation:
Frau Müller betritt die Praxis und muss zunächst in der Schlange warten, bis sie an der Reihe ist. Dann füllt sie handschriftlich einen Anmeldebogen für Neupatienten aus, während andere Patienten ungeduldig warten.
Optimierter Ablauf:
Implementiert ein digitales Anmeldesystem. Patienten können sich bereits von zu Hause aus oder an einem Tablet im Wartezimmer anmelden. Dies spart Zeit und reduziert Wartezeiten am Empfang erheblich.
Mehr Wissen zur digitalen Praxis: https://www.draco.de/digitale-praxis/
2. Effizientes Terminmanagement
Typische Situation:
Herr Schmidt ruft an, um einen Termin zu vereinbaren. Die MFA am Empfang muss mehrmals zwischen verschiedenen Kalendern hin und her wechseln, um einen passenden Termin zu finden.
Optimierter Ablauf:
Nutzt eine moderne Praxissoftware mit integriertem Terminmanagement. So habt ihr alle Termine auf einen Blick und könnt schnell und effizient Termine vergeben. Zusätzlich könnt ihr ein Online-Terminbuchungssystem einführen, das Patienten selbstständig nutzen können und das auch eine Erinnerungsfunktion für die Patienten bereithält.
Weitere Infos zu Online Terminbuchungen: https://www.draco.de/news/detail/patienten-und-patientinnen-wollen-termine-online-buchen/
3. Strukturierte Dokumentation
Typische Situation:
Dr. Meyer benötigt dringend Informationen zur letzten Absprache mit der Patientin Frau Klein. In der Patientenakte ist nichts dokumentiert und die Kollegin, die zuletzt mit Frau Klein gesprochen hat, sagt, dass sie ihre Notizen auf einem Post-It festgehalten hat.
Optimierter Ablauf:
Vermeidet kleine Notizzettel wie Post-Its, sondern speichert wichtige Informationen direkt in der Patientenakte ab. So können alle Mitarbeiter in der Arztpraxis schnell auf wichtige Informationen zugreifen.
Zusätzlicher Überblick über die Praxisdokumentation: https://www.draco.de/mfa-azubiwelt/patientendokumentation/
4. Optimierte Kommunikation im Team
Typische Situation:
Eine wichtige Information über einen Patienten wird auf einem Zettel notiert und geht im Trubel des Praxisalltags verloren.
Optimierter Ablauf:
Nutzt digitale Kommunikationstools wie interne Chatsysteme oder digitale Notizboards. So stellt ihr sicher, dass wichtige Informationen immer dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
5. Selbstbedienungskiosk für Routineaufgaben
Typische Situation:
Mehrere Patienten warten darauf, ihre Laborergebnisse abzuholen und einen neuen Termin zu vereinbaren, während gleichzeitig das Telefon klingelt und neue Patienten sich anmelden möchten.
Optimierter Ablauf:
Installiert einen Selbstbedienungskiosk (auch Kioskautomaten genannt), an dem Patienten eigenständig Laborergebnisse ausdrucken oder ihre Termine planen und verschieben können. Dies entlastet den Empfang und reduziert Wartezeiten.
Erinnert sicher etwas an das schwedische Möbelhaus, aber in vielen Krankenhäusern und einigen Praxen ist es schon erprobt.
6. Professionelle Telefonie
Typische Situation:
Zwei MFA arbeiten sich am Empfang ab und übernehmen nacheinander die anfallenden Aufgaben. Dabei macht jede MFA alles: von der Telefonannahme über die Patientenkommunikation in der Praxis bis zum Rezeptdruck.
Optimierter Ablauf:
Gerade vor dem Hintergrund des Fachpersonalmangels könnt ihr für die Telefonie eine Position besetzen ohne medizinischen Hintergrund (z.B. aus der Hotellerie). Die MFA kümmert sich um die Patienten vor Ort. Das Telefon klingelt am Empfang somit nicht mehr.
Mehr Ideen zur Telefonie: https://www.draco.de/blog/telefonie-in-der-arztpraxis/
Die Optimierung des Empfangsbereichs ist ein kontinuierlicher Prozess. Durch die Implementierung digitaler Lösungen und die Neustrukturierung von Arbeitsabläufen könnt ihr als MFA nicht nur eure eigene Arbeit erleichtern, sondern auch die Patientenzufriedenheit erhöhen und die Effizienz der gesamten Praxis steigern.
Denkt daran: Jede Veränderung braucht Zeit und manchmal auch etwas Geduld. Bezieht das gesamte Praxisteam in den Optimierungsprozess ein und bleibt offen für Feedback und neue Ideen. Mit der richtigen Einstellung und den passenden Tools könnt ihr den Empfangsbereich eurer Arztpraxis zu einem Musterbeispiel für Effizienz und Patientenfreundlichkeit machen.
Was habt ihr unternommen, um euren Empfang zu optimieren? Habt ihr Tipps, die ihr mit euren Kolleginnen teilen wollt? Ich bin gespannt, was ihr zu berichten habt.
Viele Grüße
Eure Steffi
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Zur MFA-Stellenbörse
Nach der Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis für 5 Jahre im Praxisalltag als MFA, seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
