Dienstplan schreiben für die Arztpraxis
Einfach, übersichtlich und fair sollte der Dienstplan sein. Sieht das Erstellen der Dienstplanung bei euch auch so aus? Nein? Dann seid ihr nicht allein. Verschiedene Arbeitszeitmodelle, Kinderbetreuung und Urlaubswünsche müssen unter einen Hut gebracht werden mit den Öffnungs- und Sprechzeiten der Praxis.
Egal ob händischer Dienstplan auf einem Blatt Papier, die eigens angelegte Excel-Tabelle oder automatisiertes Programm: banal ist die Dienstplanung ganz und gar nicht.
Vorgaben seitens des Arbeitsplatzes
Die Öffnungs- und Sprechzeiten der Praxis geben den Rahmen vor. Hinzu kommen telefonische Zeiten der Erreichbarkeit, Hausbesuche, Abstimmungen oder Fortbildungen im Team, Bereitschaftsdienste oder allgemeine Bürotätigkeiten, wie die Abrechnung. Je nach Praxisgröße gibt es verschiedene Arbeitsbereiche aller Mitarbeiter, die vom Empfang bis zum Labor reichen.
Vorgaben und Wünsche seitens der Arbeitnehmer
Auch die Mitarbeiter in der Arztpraxis haben unterschiedliche Ansprüche. Angefangen von den Praxiszeiten der Azubis, dem begrenzten Stundenkontingent des Minijobbers hin zu verschiedenen Voll- und Teilzeitansprüchen. Die in Vollzeit arbeitende Kollegin hat einen Berg an Überstunden, den sie dringend abbauen müsste. Der in Teilzeit arbeitende Kollege muss dienstags pünktlich das Kind von der Kita abholen. Hinzu kommen Urlaubsansprüche und -Wünsche, Brückentage, die mit Bereitschaftsdiensten kollidieren…
Wünsche seitens der Patienten
Ebenfalls nicht außer Acht zu lassen sind die steigenden Erwartungen der Patienten. Gerade „Randzeiten“ für Berufstätige in den früheren Morgenstunden oder am späten Nachmittag oder Abend werden von einigen Praxen zwar angeboten. Doch diese Zeiten sind schwer zu realisieren, da auch für dieses Zeitfenster zusätzliche Arbeitsstunden zur Vor- und Nachbereitung der Praxis erforderlich sind.
Lösungen für die Dienstplanung
Je größer die Arztpraxis ist, desto eher stößt die manuelle Dienstplanung an ihre Grenzen. Ein Erstellen des Dienstplans mit Papier und Stift ist dann zu komplex und fehleranfällig.
Der naheliegende nächste Schritt ist das Erstellen des Dienstplans mittels eines Tabellenkalkulations-Programms, wie beispielsweise Excel. Doch auch diese Planung ist nicht gefeit vor Fehlern, da alle Eingabewerte manuell in der Excel-Tabelle „verformelt“ werden müssen. Das erfordert sehr gute Kenntnisse des Programms, um die komplexen Arbeitszeiten und Bedürfnisse aller Mitarbeiter abbilden zu können.
Dadurch rückt die „automatisierte“ Dienstplanung als Lösung in den Vordergrund. Es gibt verschiedene Programme, die für die Dienstplanung von Gesundheitseinrichtungen entwickelt wurden. Darin werden die Rahmenbedingungen der Arztpraxis und auch die individuellen Vorgaben und Wünsche der Mitarbeiter eingetragen. Das erstmalige Einrichten aller Informationen ist zwar etwas zeitaufwendig, aber anschließend ist das Ganze absolut machbar. Und ein unbezahlbarer Vorteil ist: Man muss nicht mehr alles im Kopf, auf Notizzetteln oder in der selbst erstellten Excel-Tabelle behalten!
In diesem Beitrag von meiner Kollegin Christine von Reibnitz findet ihr noch mehr Input zur Planung von Patiententerminen.
Wer macht bei euch die Dienstplanung? Was klappt dabei gut und was geht irgendwie gar nicht? Habt ihr Tipps, die die Dienstplanung einfacher machen können?
Viele Grüße
Eure Steffi
Nach der Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis für 5 Jahre im Praxisalltag als MFA, seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
