Beschaffungsmanagement in der Arztpraxis
Man liebt es oder man hasst es: die Beschaffung von Materialien in der Praxis zu organisieren ist sicher nicht jedermanns Sache. Gemacht werden muss es trotzdem. Insbesondere bei der Beschaffung gibt es die Möglichkeit, Zeit und Geld für die Arztpraxis einzusparen.
Eine gut organisierte Lagerhaltung spart Zeit, Geld und vor allem Nerven. Nichts ist nervenaufreibender, als dringend benötigte Materialien plötzlich nicht mehr vorrätig zu haben. Das Materiallager muss daher so aufgefüllt sein, dass benötigtes Material jederzeit verfügbar ist. Zugleich sollte aber nur das wirklich Nötige eingelagert sein, um zu verhindern, dass Materialien ablaufen oder schlicht in Vergessenheit geraten. Gar nicht so einfach, oder? Schauen wir uns einmal ein paar Aspekte im Beschaffungsmanagement genauer an.
Das Lager
Ein guter Überblick über die Materialbestände ist unerlässlich. Hierzu gehört nicht nur der Überblick über medizinisches Material, sondern auch über Büromaterial oder Getränke für die Mitarbeiter der Praxis. Regelmäßige Inventuren sind tatsächlich keine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme, sondern Grundlage eines funktionierenden Materialmanagements. Inventarlisten, in denen vermerkt wird, dass das letzte Produkt einer bestimmten Warengruppe verbraucht wurde, helfen, spätestens eine „just-in-time“-Lieferung sicherzustellen. Dabei handelt es sich um einen ausgewogenen Lieferzeitpunkt, der zwischen rechtzeitiger Lieferung zum Auffüllen des Lagerbestands und dem Aufbrauchen aller Vorräte abwägt.
Extra-Tipps:
- Einige Lieferanten nehmen nicht mehr benötigte oder abgelaufene, originalverpackte Produkte zurück und gewähren eine Gutschrift. Außerdem können Entsorgungsgebühren entfallen, die teilweise nicht unerheblich sind.
- Legt in eurer Praxis einen oder zwei Mitarbeiter fest, die für die Organisation der Lagerbestände verantwortlich sind.
Die Lieferanten
Die Beurteilung der aktuellen Lieferanten ist ein weiterer wichtiger Bestandteil eines gut funktionierenden Beschaffungsmanagements. Kriterien, anhand derer ihr die Lieferanten bewertet, sind hilfreich, um festzustellen, wenn es an der Zeit ist, einen potenziell neuen Anbieter zu suchen. Kriterien in der Lieferantenbewertung könnten sein:
- Preise, Preisstabilität
- Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit
- Qualität der Ware
- Fehlerrate
- Flexibilität
- Kommunikation, Reaktionsgeschwindigkeit auf Anfragen
- Freundlichkeit
Für diese Kriterien könnt ihr ein Punktesystem entwickeln und danach die Lieferanten bewerten. Seid ihr unzufrieden, lohnt oft das direkte Gespräch – bestenfalls bei zeitgleicher Suche nach einem alternativen Anbieter, um auf der sicheren Seite zu sein und in den Verhandlungen „mehr in der Hinterhand“ zu haben.
Extra Tipps:
- Fragt bei befreundeten MFA anderer Praxen nach, welcher Lieferant sie für welche Produktgruppen beliefert.
- Ein anderer Lieferant lockt mit einem unschlagbaren Angebot? Zeigt es eurem aktuellen Lieferanten und fragt, ob er eventuell den gleichen Preis anbieten kann.
Das Einsparpotential
In einer Arztpraxis fallen bis zu 20 Prozent der Ausgaben auf die Verbrauchsmaterialien und den Sprechstundenbedarf. Sowohl die genannten Maßnahmen der Lagerhaltung als auch der Lieferantenbewertung können in jeder Arztpraxis bares Geld einsparen.
Weitere Möglichkeiten, wie ihr in der Beschaffung Geld einsparen könnt, sind die Folgenden:
- Nutzt Rabatte oder Staffelpreise und legt fest, wie viel Material für welche Produkte ihr als „Sicherheitsreserve“ in der Praxis vorhalten solltet. Behaltet dabei im Blick, nicht zu viel zu bestellen, da ihr dadurch Lagerhaltungskosten habt.
- Nutzt nicht jede Rabattaktion. Nicht selten sind das die Produkte, die am Bedarf vorbeigehen und deshalb auch aus den Lagern der Lieferanten verschwinden sollen.
- Prüft, ob ihr mit benachbarten Praxen oder solchen, zu denen ihr MFA oder auch die Ärzte eurer Praxis einen guten Draht habt, eine Sammelbestellung auslösen könnt. Dadurch seid ihr wie eine Mini-Einkaufsgemeinschaft und spart Geld.
- Kauft auf Rechnung, niemals per Nachnahme und auch möglichst nicht mit Vorauszahlung.
- Versucht, Skonto zu vereinbaren, wenn ihr besonders zeitnah die Rechnung begleicht. Voraussetzung hierfür ist die erforderliche Liquidität eurer Praxis.
Habt ihr noch weitere Anregungen, wie ihr mit einem gut organisierten Beschaffungsmanagement bares Geld in der Praxis einsparen könnt? Ich freue mich auf eure Erfahrungen!
Viele Grüße
Eure Steffi
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Nach der Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten in einer dermatologischen Praxis für 5 Jahre im Praxisalltag als MFA, seit 2014 bei Dr. Ausbüttel (DRACO®). Wundexpertin (ICW) und bloggende MFA mit Leidenschaft.
